Ein Aktenvernichter ist im Inventar vieler Firmen und Freiberuflern vorhanden. Häufig zerkleinern diese Geräte die Akten jedoch nicht klein genug, um die zu vernichtenden Informationen ausreichend zu Schützen.
In der DIN Norm DIN EN 15713 sind die Sicherheitsstufen, bzw. Zerkleinerungs-stufen für Aktenvernichter festgelegt. Diese europäische Norm ersetzt die ältere Norm DIN 32757. Darüber hinaus wurde 2012 auch eine Norm für die Vernichtung von Datenträgern festgelegt (DIN 66399) .
Zu jeder Zerkleinerungsstufe ist festgelegt wie breit die Streifen beim Streifenschnitt höchstens sein dürfen. Beim Partikelschnitt, auch Kreuzschnitt genannt, ist die Fläche der einzelnen Partikel für jede genormte Zerkleinerungsstufe festgelegt. Während für allgemeines Schriftgut die Stufen 1 oder 2 ausreichen, wird zum Vernichten vertraulicher Informationen Stufe 3 oder höher gefordert. Stufe 4 ist darüber hinaus für geheim zu haltendes, besonders vertrauliches Schriftgut geeignet.
Alle personenbezogene Daten sind vertraulich. Eine Personalakte ist deshalb in jedem Fall vertraulich. Darüber hinaus können auch besonders vertrauliche, geheimzuhaltende Informationen in einer Personalakte enthalten sein (z. B. sehr sensible Gesundheitsinformationen, wie zum Beispiel das Vorliegen einer Alkoholsucht) (Az.: 9 AZR 271/06) gelten als geheim zu haltende Informationen. Solche Informationen müssen besonders vor zufälliger Einsichtnahme geschützt werden.
Arztunterlagen zählen zu den Sozialdaten und sind ebenso mindestens vertraulich, in vielen Fällen auch besonders vertraulich. Die Zerkleinerungsstufe 4 ist für besonders vertrauliche Informationen vorgesehen. Die Sicherheitsstufe 5 gilt für streng geheime Informationen. Dies sind Daten, die die Existenz einer Person oder eines Unternehmens bedrohen können, wenn sie in falsche Hände geraten.
Neben der Schnittart und Zerkleinerungsstufe gibt es Aktenvernichter für unterschiedliche Aufstellungsorte wie z.B. Schreibtischaktenvernichter, Großraumbüroaktenvernichter oder einen Reißwolf. Die Anzahl der gleichzeitig zu vernichtenden Blätter, das maximale Seitenformat und das Volumen des Auffangbehälters sind weitere wichtige Kenngrößen die für die Auswahl eines geeigneten Aktenvernichters mit einbezogen werden sollten.
Wenn nur temporär eine größere Menge an bedrucktem Papier oder Datenträgern vernichtet werden müssen, kann man dies auch an einen geeigneten Dienstleister auslagern. Hier sollte man die Einhaltung der für die Vertraulichkeitsstufe notwendigen Maßnahmen Vertraglich festlegen. Da jeder Kunde oder Geschäftspartner eine Auskunft über seine personenbezogenen Daten und die gesetzeskonforme Vernichtung nicht mehr benötigter personenbezogener Daten einfordern kann sind Aktenvernichter aus den Unternehmen nicht wegzudenken.
Fazit: Die Zerkleinerungsstufe 3 ist für die gesetzeskonforme Vernichtung der meisten Informationen in Unternehmen ausreichend. Je nach Branche oder bei Berufen mit besonderen berufsständischen Verpflichtungen wie z.B: Ärzten, Rechtsanwälten, etc. sind Geräte der Zerkleinerungsstufe 4 zu empfehlen. Auch ist es wichtig, dass Mitarbeiter, die Zugriff auf vertrauliche oder geheime Informationen haben, wissen wie diese zu Schützen sind.
