Was ist eigentlich BPM?

BPM ist die Abkürzung für Business Process Management und steht für eine softwaregestützte Technik, mit deren Hilfe man Geschäftsprozesse analysiert, angepasst und überwacht werden können. Das Ziel eines BPM ist der störungsfreie Ablauf sowie eine stetige Optimierung der Workflows. Auch der Transfer von Informationen innerhalb des Unternehmens wird mittels eines BPM erheblich verbessert.

Wie funktioniert BPM?

Das klassische BPM unterteilt sich in fünf Kategorien:

• Modellplanung: Im ersten Schritt wird der ist-Prozess festgestellt sowie ein Soll-prozess definiert. Anschließend wird dieser Soll-Prozess in unterschiedliche Prozessmodelle transformiert.
• Anwendung: Die vorher festgelegten Prozesse werden IT-gestützt ausgeführt. Sprich: Aus der Theorie wird die Praxis. In der Regel werden die Prozesse automatisiert ausgeführt. Alle Prozesse sind in der Regel klar definiert. Abweichungen sind daher ausgeschlossen.
• Kontrolle: Alle Prozessverläufe werden ständig in Echtzeit überwacht und visualisiert dargestellt.
  Analyse: Ständig werden die vordefinierten Ziele (Soll-Prozess) mit dem Status Quo der laufenden Prozesse verglichen. Anschließend wird geprüft, ob es Optimierungspotenziale gibt.
• Neuberechnung: Eine neue Planungsphase beginnt. Dabei werden die Optimierungspotenziale in die Überarbeitung der Prozessstrukturen integriert.

Das Ganze klingt jetzt natürlich sehr theoretisch. Daher möchte ich ein verständliches Beispiel nennen:

1. Stellen wir uns vor, Sie planen, Weihnachtsplätzchen zu backen. Sie bestimmen vorher, wer was backt und welche Zutaten sie brauchen. Sie wissen einen ungefähren Startpunkt für Ihre Backaktion und auch, wer mithelft und welche zutaten und Hilfsmittel Sie brauchen. Sie legen fest, was zuerst gemacht werden muss und wie eine sinnvolle Aufteilung der Arbeitsfläche, Arbeitsgeräte und Manpower möglich wäre. Sie legen eine Modellplanung fest.
2. Im nächsten Schritt fangen Sie an zu Backen. Ihre Kinder rollen den Teig aus. Sie verzieren die Plätzchen und schieben Sie anschließend in den Ofen. Abweichungen wie ein anderes back Rezept oder das plötzliche Kochen einer Suppe oder andere Dinge sind ausgeschlossen. Sie backen Plätzchen und nur das. Die Anwendung läuft automatisiert ab.
3. Zwischendurch haben Sie ein wachsames Auge auf ihre Kinder. Ist der Teig fertig und die ausgestochenen Teigwaren nach ihren Vorstellungen? Verzögert sich eventuell ein Prozess? Sie kontrollieren den Arbeitsprozess.
4. Nach der Weihnachtsplätzchenbackaktion analysieren Sie den Arbeitsprozess. Haben Sie länger gebraucht, als eingeplant und ist das Ergebnis (Die Plätzchen) nach Ihren Vorstellungen gelungen? Mussten Sie zwischenzeitlich auf neue Teigwaren warten, weil Ihre Kinder mit dem Ausstechen nicht nachkamen? In dieser Phase vergleichen Sie den Soll- mit dem Ist-Prozess und überprüfen Optimierungspotenziale.
5. Sie notieren sich eventuelle Optimierungspotenziale und planen nächstes Jahr einen neuen Workflow. Sie werden die Plätzchen ausstechen und Ihre Kinder die Glasur auf den rohen Teigwaren setzen. Außerdem werden Sie früher anfangen, damit Sie nicht um 21:00 noch die chaotische Küche aufräumen müssen. Diese Neuplanung ist wieder der Beginn eines Prozesses usw.

Sie sehen, ein BPM hat viele praktische Vorteile und macht die Arbeit effizienter und strukturierter.

Welche Vorteile hat ein BPM?

Ein BPM macht vor allem in Firmen Sinn, die komplexe und automatisierte Arbeitsprozesse haben. Diese Workflows kann man mithilfe eines BPM planen, überwachen, analysieren und anschließend optimieren. Das Ergebnis sind kosteneffizientere Abläufe, schnelle und fehlerfrei Prozesse und ein höherer Gewinn. Das oberster Ziel eines BPM ist die Gewinnmaximierung und eine höhere Produktivität.

Wer braucht ein BPM?

Jedes Unternehmen, das ihre Arbeitsprozesse optimieren will. Denn ein BPM zeigt Lösungen auf und verbessert nachhaltig die Produktivität. Die Software für ein BPM ist allerdings recht komplex und eignet sich nicht unbedingt für jede Firma. Eine gewisse IT-gestützte Infrastruktur sollte vorhanden sein. So macht ein BPM in einem 1-Mann Unternehmen wenig Sinn. Je mehr Mitarbeiter Sie allerdings haben und umso mehr Prozesse parallel stattfinden, desto wichtiger wird ein BPM für Ihren wirtschaftlichen Erfolg.

Fazit

Und, wäre ein BPM etwas für Ihr Unternehmen? Vielleicht haben Sie aber auch nur Lust, das Konzept dieses Systems auf Ihre tägliche Arbeit zu übertragen? Die Grundstruktur eines BPM lässt sich – wie oben bereits beschrieben – durchaus im privatem Bereich erfolgreich einsetzen.